Какие кадровые документы сдаются в архив при ликвидации предприятия

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы — главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись.

Активировать демодоступ.

Процесс прекращения деятельности компании для начала ее деятельности в новом формате с другими учредителями или в составе другой организации после разделения на две фирмы называется ликвидацией. В случае успешной процедуры закрытия, которая прошла в соответствии со всеми нормами и правилами налоговая служба прекращает свою деятельность по контролю над действиями компании, в том числе и над внутренними бумагами. Поэтому после ликвидации часть документации должна быть передана на сохранение в государственные архивы.

Сдача документов в архив

Акция месяца 8 88 Вопрос: Обязательно ли при ликвидации организации передавать в архив кадровые документы, срок хранения которых не истек: документы постоянного срока хранения по основной деятельности и кадровые документы сроком хранения 75 лет? Предусмотрена ли какая-либо ответственность за непередачу таких документов на хранение и на кого она может быть возложена на собственника организации, руководителя или иное ответственное за ведение кадрового учета лицо?

С уважением, Топольняк Татьяна. В соответствии с ч. Соответствующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от У вас не останется вопросов о хранении кадровых документов после прочтения статьи по ссылке.

Статьей 23 Закона об архивном деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией ликвидатором или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

В силу указанных норм в обязанности организации входит обеспечение сохранности кадровых документов в течение сроков их хранения, установленных Перечнем. При этом в случае ликвидации организации документы по личному составу, а также кадровые документы, срок хранения которых не истек, должны быть переданы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Не передача при ликвидации организации указанных документов на хранение в архив будет означать нарушение организацией требования законодательства РФ обеспечить хранение данных кадровых документов в течение установленного срока.

В соответствии с п. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами юридического лица. Таким образом, обязанность передать кадровые документы, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив должна быть выполнена ликвидационной комиссией.

В соответствии со ст. В отношении уголовной ответственности следует отметить, что УК РФ отдельного состава преступления за нарушение законодательства об архивном деле не содержит. Однако, по нашему мнению, в случае не передачи кадровых документов в архив при ликвидации организации в том числе при уничтожении документов, подлежащих передаче нельзя исключать возможность привлечения членов ликвидационной комиссии к уголовной ответственности по ч.

УК РФ не содержит понятия "официальный документ". Однако, в соответствии с действующим законодательством и судебной практикой такими документами являются документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер ст.

Термины и определения" утв. Постановлением Госстандарта России от Поэтому кадровые документы, на основании которых в том числе может устанавливаться страховой стаж работников для выхода на пенсию, могут быть признаны официальными документами. Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена ст. Статья При этом согласно ст. Статьей Согласно п. Таким образом, законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях с учетом ч.

С учетом этого члены ликвидационных комиссий акционерного общества, общества с ограниченной дополнительной ответственностью, унитарного предприятия в случае не передачи при ликвидации организации кадровых документов, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив могут быть привлечены к ответственности по ст.

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов , которые образуются в процессе их деятельности п. Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены абз.

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей — постоянно.

Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения — один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т.

Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения сейфы или шкафы.

Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах , одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля г. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно абз.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в пункте 4. С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация может создать свой собственный архив п. Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить п. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность ст.

Меры ответственности — предупреждение или административный штраф в размере:. Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России. Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив п. В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив.

В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу , в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения. Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Основных правилах , одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно абз. Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве ч.

В любом случае независимо от установленного в организации порядка определите сотрудника, ответственного за подготовку документов в т. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя.

Это следует из положений абзаца 1 пункта 6. По общему правилу передаче документов в т. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года п. Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию п. Для этого издайте приказ в произвольной форме. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив.

Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации например, руководителя отдела кадров. Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 2. Такие дела подлежат передаче в архив организации;. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;. Такие дела подлежат уничтожению. Об этом говорится в пункте 2. Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению п.

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:. По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:. Формы описей приведены в Правилах , одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля г.

Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи п. Ее форма также приведена в Правилах , одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля г. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом.

Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации. Сдаточные описи дел для их передачи в архив составляет структурное подразделение кадровая служба в трех экземплярах по форме , приведенной в приложении 12 к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля г.

Сотрудник архива принимает каждое дело в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом в описи дел ставится отметка о наличии дела. Об этом говорится в пункте 3. Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность ст. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Вы нашли ответ на свой вопрос на профессиональном сайте для специалистов по кадровой работе.

Сейчас на нашем сайте 60 тысяч ответов на повседневные вопросы кадровиков и мы публикуем новые каждый день. Зарегистрируйтесь, чтоб получить доступ ко всем ответам.

Как сдать документы в архив при ликвидации организации

Предыдущая статья: Уведомление о ликвидации предприятия работнику. Следующая статья: Необходимые документы для регистрации ИП индивидуального предпринимателя. Ликвидация предприятия — процесс длительный и болезненный. Учредителям приходится прекращать деятельность, расплачиваться с кредиторами и сотрудниками, а также оформлять большой объем документации.

Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив. В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив.

Что делать с документами при ликвидации компании

Когда бизнес приходится закрывать, все бумаги следует передать на хранение в Госархив или специализированную фирму. Нет исключения ни для коммерческих фирм, ни для государственных. Это делается вследствие того, что после закрытия компании может возникнуть ситуация, когда необходимо будет поднять документы, ранее оформленные в процессе деятельности фирмы. Все протоколы, ведомости и все то, что было оформлено в ходе деятельности предприятия и включено в состав Архивного фонда государства. Трудовые договоры, приказы, личные и учетные карточки работников, ведомости, а также другие бумаги, касающиеся личного состава предприятия. Архивные справки, акты и другие бумаги, которые были составлены во время функционирования организации, срок хранения которых еще актуален. После их приема в архивную организацию эта процедура должна быть зафиксирована актом приема-передачи, а его второй экземпляр отправлен в регистрирующий орган. Регламентируется этот процесс архивным законодательством Российской Федерации. Это может быть государственный или муниципальный архив по юридической регистрации организации. При условии, что ликвидированное Общество подписало в свое время договор с архивным фондом, все бумаги для хранения передаются в этот архив.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)

Какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона". Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

Акция месяца 8 88 Вопрос: Обязательно ли при ликвидации организации передавать в архив кадровые документы, срок хранения которых не истек: документы постоянного срока хранения по основной деятельности и кадровые документы сроком хранения 75 лет?

Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье. Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др. Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию ликвидатора.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

.

Сдача документов в архив при ликвидации и порядок действий

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подготовка дел для передачи в архив
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Максим

    Тарас Юрист тоже осудил! Спасибо за гражданскую позицию бро!

  2. Берта

    На автомобиле или кто-то катается, или уже распилили. Конченные. Жаловаться нужно в прокуратуру, ДБР и прочие органы. Желаю удачи в разрешении вопроса

  3. Валерьян

    Возьму октавию тур на запчасти.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных